Gemensam policy för personuppgiftshantering inom Profinagruppen.
Profinagruppen består av:
| Profina Holding AB | (Org nr. 556231-8997) |
| Profina AB | (Org nr. 556615-7334) |
| Profina Finans AB | (Org nr. 556245-8355) |
| Profina International AB | (Org nr. 556493-3017) |
Bolagen i gruppen har gemensamt tagit fram denna policy
Integritetspolicy
Profinagruppen värnar om den personliga integriteten och eftersträvar hög nivå av dataskydd. Nedan förklarar vi hur personlig information samlas in och används av oss. Vi tycker att det är viktigt att du som kund tar del av och förstår hur Profinagruppen hanterar personuppgifter.
Vad är en personuppgift?
Enligt datainspektionen är en personuppgift all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton på personer klassas som personuppgifter. Registreringsnumret på en bil kan vara en personuppgift om det går att knyta till en fysisk person
Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oavsett om den är automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Personuppgiftsansvarig
Profinagruppen är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, beroende på vilken tjänst som har avtalats, för behandling av personuppgifter. Bolaget säkerställer att personuppgifterna hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen som gäller från och med 25 maj 2018.
Vårt ändamål med att samla in och behandla personuppgifter
Hantera kundrelationen och tillhandahålla avtalade tjänster.
Profinagruppens verksamhet kräver behandling av personuppgifter för att leverera de finansiella tjänster som gruppen avtalat med sina kunder, detta innebär bland annat reskontraservice, fakturering, finansiering, påminnelseservice, inkassohantering, avtalstecknande, marknadsföring och kundtjänst.
Vår rättsliga grund för att samla in och behandla personuppgifter är att det krävs för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtal, för att skydda våra eller våra kunders intressen, efterleva rättsliga förpliktelser och för att fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk och samtycke.
Dessa kategorier av personuppgifter behandlar vi:
Lagringsperiod
Personuppgifterna sparas och behandlas inte längre än nödvändigt, i enlighet med Svensk Inkassos uppförandekod för behandling av personuppgifter i inkassoverksamhet så sparas personuppgifter minst sex månader efter avslutat inkassoärende för att tillgodose
Datainspektionens krav på att kunna utföra inspektion. Personuppgifterna raderas senast 36 månader efter avslutat ärende.
I vissa fall kan personuppgifter sparas längre om det finns andra krav från annan lagstiftning såsom bokföringslagen.
Marknadsföring
Profinagruppen tillämpar berättigat intresse vid utskick av material. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose samarbetspartners, tidigare anställda eller kunders berättigade intresse av bolagets pågående projekt eller övrig information.
Behandlingar som utförs
Profinagruppen behandlar personuppgifter vid adressutskick av informationsmaterial.
Kategorier av personuppgifter
Namn
Adress
Lagringsperiod
Bolaget lagrar uppgifterna från insamlandet fram till att den registrerade önskar att bli raderad.
Vilka kommer bolaget att dela personuppgifter med
Gruppen delar personuppgifter till underentreprenörer, det vill säga personuppgiftsbiträden.
Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen enligt bolagets
instruktioner. Personuppgifter som delas till personuppgiftsbiträden sker endast för det som är förenligt med bolagets ändamål och för att till exempel kunna uppfylla åtaganden enligt ett inkassoavtal.
Gruppen kontrollerar och säkerställer att personuppgiftsbiträdena lämnar tillräckliga garantier avseende säkerhet och sekretess. Bolaget har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden där säkerheten garanteras. Personuppgiftsbiträdena åtar sig att följa bolagets säkerhetskrav, begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.
Var behandlar bolaget personuppgifter
Profinagruppen strävar alltid efter att personuppgifter i egna IT- system ska behandlas inom EU/EES.
Vad finns för rättigheter som registrerad
Rätt till tillgång: Gruppen är alltid transparent med hur personuppgifter behandlas. Som enskild kan du begära att få tillgång till informationen som lämnas i form av ett utdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Viktigt att tänka på är att bolaget kan komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa effektiv hantering och att informationen lämnas till rätt person.
Rätt till rättelse: Du kan begära att personuppgifterna rättas om uppgifterna är felaktiga.
Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.
Rätt till radering: Du kan begära radering av egna personuppgifter som bolaget behandlar, till exempel om:
Viktigt att tänka på är att bolaget har rätt att neka begäran ifall det finns legala skyldigheter.
Skyldigheterna kan exempelvis handla om bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning samt konsumenträttslagstiftning. Behandlingen kan vara nödvändig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Berättigat intresse: I de fall bolaget använder intresseavvägning som laglig grund finns möjlighet till invändning mot behandling.
Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, till exempel vanlig post eller e-post. Marknadsföringsåtgärder där kunden gjort ett eget aktivt val räknas inte som direktmarknadsföring. Vid invändning mot direktmarknadsföring kommer bolaget att upphöra med behandlingen.
Rätt till dataportabilitet: Om rätten att behandla personuppgifter grundar sig på samtycke eller fullgörande av avtal kan du begära lämnade uppgifter överförda till annan personuppgiftsansvarig med så kallad dataportabilitet. En förutsättning är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.
Hur hanterar bolaget personnummer
Profinagruppen behandlar endast personnummer när det är motiverat för ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns annat beaktansvärt skäl. Bolaget minimerar alltid användandet av personnummer.
Hur skyddas personuppgifter
Profinagruppen använder IT-system som skyddar sekretess, integritet och tillgången till personuppgifter. Gruppen har särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot olovlig eller obehörig behandling såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada.
Bolagets personuppgifter är endast tillgängliga för dem som måste hantera dem för att kunna uppfylla sin arbetsuppgift.
Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifterna felaktigt kan lämna klagomål till Datainspektionen.
Frågor om dataskydd
Välkommen att kontakta Profinagruppen vid eventuella frågor på e-post:
dataskydd@profina.se eller ring 08-600 54 00.
Information om personuppgiftsbehandling i enlighet med dataskyddsförordningen (förordning EU 2016/679 av den 27 april 2016)
Från den 25 maj 2018 tillämpas dataskyddsförordningen på behandling av privatpersoners personuppgifter. Enligt förordningen ska du som registrerad få följande information i sambandmed att något av bolagen i Profinagruppen samlar in eller behandlar personuppgifter om dig.
Profinagruppen följer den av Svensk Inkasso antagna ”Uppförandekod för behandling av personuppgifter i inkassoverksamhet”
Personuppgiftsansvaret för behandlingen har de bolag som ingår i Profinagruppen, vilka är:
| Profina Holding AB | (Org nr. 556231-8997) |
| Profina AB | (Org nr. 556615-7334) |
| Profina Finans AB | (Org nr. 556245-8355) |
| Profina International AB | (Org nr. 556493-3017) |
| Profina | Telefon: 08 – 600 54 0 |
| Dataskyddsförordningen | Hemsida: www.profina.se |
| Box 10020 | E-post: info@profina.se |
| 121 26 Stockholm Globen |
Profina samlar in och behandlar personuppgifter t ex för elektronisk åtkomst och kommunikation. De behandlingar av personuppgifter som förekommer är bland annat lagring, bearbetning och analys av uppgifterna inför vidtagande av inkassoåtgärder samt för statistiska ändamål.
Uppgifterna registreras i syfte att utgöra underlag vid fullgörande av inkassouppdrag eller annat likartat uppdrag i ärende där den enskilde är registrerad som gäldenär, motpart eller på annat sätt berörd, samt också i syfte att uppdatera uppgifterna med korrekta kontaktuppgifter.
Personuppgifterna inhämtas främst från uppdragsgivaren och från den enskilde själv vid direkta kontakter med denne. Den enskilde själv är inte skyldig att lämna uppgifter men ärendets handläggning underlättas vilket kan leda till minskade kostnader för den enskilde. Personuppgifter inhämtas också från offentliga register, främst från statlig förvaltning (exempelvis domstolar, skatteverket och kronofogdemyndigheten), men även från andra register som är allmänt tillgängliga (bilregistret, fastighetsregistret m fl).
Personuppgifter behandlas fortlöpande under hela den tid ett ärende är pågående eller finns registrerat hos Profina. Den enskilde erhåller normalt inte någon ytterligare information från Profina gällande behandlingen av personuppgifter, om denne inte själv lämnar kompletterande uppgifter, eller särskilt begär det. Det går bra att ta del av information om personuppgiftsbehandlingen via vår hemsida.
De personuppgifter som behandlas är bland annat uppgifter om namn, adress, telefon- och epostadresser, anställning, samt uppgifter om eventuellt ombud. Uppgifter registreras om aktuella inkassoärenden (antal ärenden, ärendeslag, skuldbelopp, betalningar, kostnader och avgifter). Uppgifter registreras också om betalnings- och exekutionsmål som anhängiggjorts vid domstolar
och kronofogdemyndigheter med den enskilde som part. Uppgifter registreras om den enskildes betalningsförmåga, och personliga och ekonomiska förhållanden som kan utgöra underlag för hur ärendet ska handläggas. I de fall betalningsförpliktelsen inte fullgörs kan en fordran bli föremål för bevakningsåtgärder. Vid sådan bevakning registreras också uppgifter om den enskildes betalningsförmåga vilka kan beräknas av Profina eller inhämtas från ett kreditupplysningsföretag.
Personuppgifter lämnas ut till uppdragsgivaren, domstolar och myndigheter i samband med fastställande av krav och vidtagande av exekutiva åtgärder. Personuppgifter kan också överföras till tjänsteföretag som får behandla uppgifterna på uppdrag av Profina. Personal på Profina eller hos personuppgiftsbiträde som har tillgång till uppgifterna har lagstadgad och avtalad
tystnadsplikt gällande information om enskilds personliga förhållanden.
I ärenden där gäldenär, ombud eller uppdragsgivare finns i utlandet förekommer det i vissa fall att personuppgifter överförs till tredje land i syfte att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vid sådan överföring hanteras personuppgifterna med samma skydd som om de behandlades hos Profina. Kontakta Profina för att erhålla en beskrivning av de skyddsåtgärder som tillämpas vid överföring av personuppgifter till tredjeland.
De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är flera, främst att uppgifter erfordras för att Profina ska kunna fullgöra ett allmänt intresse, inkassoverksamhet, som är föremål för lagreglering i Sverige. Därutöver är inkassoverksamhet ett viktigt enskilt intresse då verksamheten möjliggör för fordringsägare att göra gällande sina fordringar. Ytterligare rättsliga grunder kan vara att den är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser, för att fullgöra ett avtal, samt även samtycke till personuppgiftsbehandling i de fall den registrerade själv lämnar ett sådant. Om den enskilde lämnat ett sådant samtycke kan detta när som helst återkallas. Den enskilde har rätt att kostnadsfritt få bekräftelse på huruvida personuppgifter som berör denne behandlas hos Profina, och att få tillgång till uppgifterna tillsammans med information som motsvarar denna informationsskrivelse.
Den enskilde har rätt att begära rättelse, radering, begränsning av behandling eller rikta annan invändning mot behandling av personuppgifterna. Sådan begäran ska prövas och Profina kan vara av uppfattningen att personuppgiftsbehandlingen ska fortgå utan rättelse, radering eller begränsning.
Den enskilde vars personuppgifter behandlas har rätt att överklaga behandlingen till Datainspektionen (Integritetsskyddsmyndigheten) som är tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling och inkassoverksamhet.
Personuppgifter lagras under den tid ett ärende är pågående, normalt till dess en fordring är slutligt betald. Uppgifterna lagras även en tid efter ärendets avslutning för att möjliggöra myndighetsinspektion. I enlighet med Integritetsmyndighetens direktiv sparas uppgifterna minst 6 månader men gallras senast 36 månader efter avslutat uppdrag.
08:30 – 16:30
08:30 – 18:00
08:30 – 15:00
